Новые правила ведения, хранения и заполнения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года — таблица изменений

Содержание

23 апреля 2021 116957

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Периодически начинаются обсуждения о необходимости их отмены в связи с тем, что работники сейчас оформляются по индивидуальному трудовому договору, а сведения о перечисленных за них страховых взносах ведутся в ПФР и ФСС. Много вопросов возникает из-за поддельных трудовых книжек, недостоверных записей в них, сложности их ведения. Тем не менее, этот документ продолжает действовать, так же как и нормативно-правовые акты, регулирующие порядок заполнения и хранения трудовых книжек.

Обращаем ваше внимание на то, что индивидуальные предприниматели, нанимающие работников, до 2006 года не могли вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу. Сейчас они имеют практические те же самые обязанности и права работодателя, что и организации, поэтому ведут трудовые книжки по общим правилам.

Согласно статье 66 ТК РФ порядок ведения трудовых книжек устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. Основным документом, регламентирующим этот порядок, является Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, которое утвердило форму и образцы трудовых книжек и вкладышей в них, инструкцию по их заполнению, правила их ведения, порядок приобретения и учета.

Ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на работодателя, и она может быть:

  • административной по ст. 5.27 КоАП РФ (от 1 до 5 тысяч рублей на должностных лиц; от 30 до 50 тысяч рублей на организации; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);
  • дисциплинарной (дисквалификация руководителя на срок от года до трех лет);
  • материальной, если работнику нанесен материальный ущерб из-за несвоевременной выдачи трудовой книжки.

В каких случаях надо вести трудовые книжки

Трудовые книжки надо вести на каждого работника, который проработал у работодателя более пяти дней, и эта работа является для него основной, при этом работник должен быть принят на работу по трудовому договору. Если это договор гражданско-правового характера, то записи в трудовой книжке не делают.

Что касается записей о работе по совместительству, то их вносят по желанию работника в трудовую книжку по месту основной работы. Например, основная работа на небольшом предприятии – юрисконсульт, а по внутреннему совместительству работник выполняет еще и функции офис-менеджера. Тогда сначала вносят запись об основной работе, а после нее – запись о принятии на работу по совместительству.

Трудовая книжка – это документ, указанный в обязательном перечне при приеме на работу по трудовому договору. Если работник не может предъявить трудовую книжку (утеряна, повреждена, не выдана предыдущим работодателем и др.), то он должен обратиться на прежнее место работы за ее дубликатом. В случае, когда это сделать невозможно (например, организация или ИП прекратили деятельность или расформированы), работодатель должен оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника с указанием причины ее отсутствия. Вносить в новую книжку сведения о предыдущих местах работы со слов работника работодатель не может. Первой записью о работе будет то место работы, на котором выдали новую трудовую книжку.

Если вдруг работник находит утерянную трудовую книжку с записями о прежних местах работы и просит аннулировать новую книжку, то стоит знать, что сделать это для работодателя будет проблематично. Трудовые книжки относятся к документам строгой отчетности, а записи об их движении вносят в специальную книгу учета. Процедура же аннулирования трудовой книжки никак не регламентирована.

Никаких негативных последствий для работника, вроде неучтенного трудового стажа, наличие двух трудовых книжек не несет. Сведения о перечисленных за него страховых взносах от всех прежних работодателей есть в базе данных ПФР, ФОМС и ФСС. Новая книжка не делает недействительной предыдущую трудовую книжку. Можно просто выдать работнику заверенную работодателем копию его заявления на выдачу новой трудовой книжки, если ему придется объяснять на другом месте работы, почему книжек две.

Действующие формы трудовых книжек

Постановлением РФ от 16.04.2003 № 225 с 1 января 2004 года были введены трудовые книжки нового образца. Наряду с этой новой формой действительны трудовые книжки, форма которых утверждена:

  • постановлением СНК СССР от 20.12.1938 № 1320 «О введении трудовых книжек»;
  • постановлением СМ СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих»;
  • постановлением СМ СССР от 21.04.1975 № 310 «О трудовых книжках колхозников»;

Трудовые книжки этих образцов, будучи уже начаты у работников, продолжают действовать, и менять их не надо. Если же работник получил свою первую трудовую книжку после 2004 года, то при его оформлении по трудовому договору можно применять только бланки нового образца.

image

Внесение записей в трудовую книжку

Согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку можно вносить чернилами черного, синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Не допускаются сокращенные записи типа «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д. Даты указывают арабскими цифрами в формате: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» недопустимо зачеркивать неточные, неправильные или недействительные записи. При такой необходимости после последней в книжке записи вписывают «Запись за номером таким-то недействительна», а затем делают правильную запись. Если была признана недействительной запись в трудовой книжке об увольнении или переводе на другую постоянную работу, то по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки без внесения в нее такой записи.

Когда человек, с которым заключили трудовой договор, уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.

Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:

  • фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
  • сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
  • если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.

После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.

Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.

При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.

Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.

При увольнении работника в трудовой книжке записывают дату увольнения, его причину и наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя, его дата и номер). Если увольнение происходит в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю, то нужно записать, по какому основанию производится перевод: по просьбе работника или с его согласия. Тогда следующая запись при приеме на новую работу будет сделана с указанием того, что работник принят или назначен в порядке перевода.

Приобретение, учет и хранение трудовых книжек

Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н утвердил порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша к ней. Изготавливает эти документы Объединение «ГОЗНАК», поэтому они имеют соответствующую степень защиты. Работодатель должен иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей к ним, нельзя требовать у работника принести новый бланк самому, т.к. их легальная продажа возможна только по договору с официальным распространителем. Таких бланков у работодателя может быть немного, ведь обычно на работу устраиваются люди, уже имеющие опыт работы и, соответственно, начатую трудовую книжку.

Купить легальные бланки трудовой книжки и вкладышей можно в компаниях, торгующих канцтоварами, запросив у них документы на право продажи бланков. Это должна быть копия договора с самим Объединением «ГОЗНАК» или с оптовиком, у которого компания купила бланки. Покупать трудовые книжки где-нибудь в метро или газетном киоске, конечно, нельзя. При выдаче нового бланка работнику работодатель может запросить с него возмещения понесенных расходов на приобретение.

Учет новых бланков ведется в специальной приходно-расходной книге и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Кадровый сотрудник, выдающий трудовые книжки, получает их по письменной заявке в бухгалтерии, а по окончании месяца сдает отчет по ним и суммам, полученных за них от работников.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведутся записи не только по новым бланкам, но и по всем трудовым книжкам, принятых от работников при поступлении на работу. Хранятся трудовые книжки у работодателя и выдаются работнику только в день увольнения, т.е. в день прекращения трудового договора.

Трудовые книжки и вкладыши в них – это документы строгой отчетности, поэтому храниться они должны в сейфах, металлических шкафах или других условиях, позволяющих обеспечить их сохранность. Закон не запрещает выдавать трудовые книжки работникам на руки, но ответственность за утерю будет нести работодатель.

Выдача трудовой книжки работнику при увольнении

Выдать трудовую книжку работнику нужно в день прекращения трудового договора. Если это сделать невозможно, т.к. работник отказывается от ее получения или вообще отсутствует на рабочем месте, работодатель должен направить письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. Такое уведомление снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. При выдаче трудовой книжки на руки работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Трудовые книжки, вкладыши и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся у работодателя до востребования, а невостребованные – 75 лет.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Спасибо!

Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Актуальное 07.11.2016

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже.

В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца (введены в действие в 2004 г.), а также ранее установленных образцов, которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат.

Порядок учета трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. ВедетсяВ  бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:

-В  кадровой службой организации

— либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся кВ  бланкам строгой отчетности, то ониВ  должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Общие правила ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.

Это требование распространяется на работодателей — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Исключение из этого правила составляют работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, — государственный язык РФ, то есть русский.

Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

В С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись.

ПорядокВ  заполнения трудовых книжек

Записи во все разделы трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. При этом можно использовать чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2017).

В записях не допускается сокращений слов.

Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер.

Порядок внесения исправительных записей в трудовую книжку

При внесении неправильной записи в разделы «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» зачеркивать запись нельзя.

В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись.

Например, если надо изменить запись о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после последней записи в данном разделе указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за таким-то номером недействительна».

После этого делается правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении.

Например, при изменении формулировки причины увольнения в организации делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен, новая формулировка».

В графе 4 указывается ссылка на приказ (распоряжение) нанимателя об изменении формулировки причины увольнения.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

Трудовая книжка: подробности для бухгалтера

Все термины в†’

image

Дискуссии об отмене трудовых книжек ведутся не первый год. Уже с 2017 г. предлагалось отменить трудовые книжки на мелких предприятиях, а позднее распространить отмену и на остальных работодателей: зачем нужна трудовая книжка, если существует персонифицированный учет, благодаря которому в ПФР поступают данные о стаже работников? Но до сих пор этот законопроект не принят, и вполне вероятно, что с бумажным документом мы расстанемся еще не скоро. В этой статье расскажем о трудовых книжках и их заполнении.

Что это такое

Трудовая книжка

– обязательный документ кадрового учета, содержащий сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязаны все работодатели, как организации (вне зависимости от организационно-правовой формы), так и ИП. Исключение сделано лишь для работодателей-физических лиц (не зарегистрированных в качестве ИП).

Трудовые книжки необходимо оформлять по каждому сотруднику, в случае, если он работает более 5 дней и эта работа является для него основной. Для сотрудника, принятого на работу впервые, трудовая книжка открывается не позднее 7 дней с даты трудоустройства.

В трудовую книжку вносятся вся основная информация о работнике, выполняемой им работе, переводах на другие должности, поощрениях и увольнениях. Сведения о взысканиях, наложенных на работника (выговор, предупреждение, штраф) в книжку не заносятся.

Читайте также:  Как стать массажистом без медицинского образования? Кто может работать массажистом? Последствия неправильного массажа

Заказать кадровое обслуживание от 1С

Сколько стоит

Стоимость документа варьируется в зависимости от региона, от места его покупки. В среднем бланк можно приобрести за 300-400 рублей. Сделать это самостоятельно можно в следующих местах:

  • газетные киоски;
  • канцелярские магазины;
  • иные торговые точки, заключившие договор с АО «Гознак»;
  • сайты в интернете (стоимость бланков здесь немного ниже – 200-250 рублей).

При оформлении на работу следует уточнить у кадровой службы организации, какой размер удержаний будет производиться из первой заработной платы.

Если стоимость бланка в организации значительно превышает его цену в ближайших торговых точках или на сайтах, целесообразнее приобрести документ самостоятельно и принести в отдел кадров.

Важно не забывать проверять его на подлинность.

Электронный формат трудовой книжки

Обратите внимание! С 2021 года начался переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно.

В соответствии с законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, до конца 2020 года каждый сотрудник должен был подать заявление о том, в каком варианте вести его трудовую книжку — бумажном или электронном. Если выбран первый вариант или заявление по какой-то причине не было подано, то в 2021 году заполняется бумажная ТК. Однако право выбора по-прежнему за работником. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки, вести ее в бумажном виде работодатель перестанет.

Порядок перехода на электронные ТК Минтруд разъяснил в письме от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933. Каждый работодатель должен был уведомить своих работников о возможности перехода на электронный вариант документа до 31 октября 2021 года. Если работник выбрал второй вариант, бумажная ТК выдается ему на руки. Перед этим в ней делается запись о том, что сотрудник представил работодателю заявления о переходе на электронный формат трудовой книжки.

Затем сведения о трудовой деятельности, включая факт подачи заявления о переходе на электронную ТК, направляются в ПФР в составе формы СЗВ-ТД. Срок — не позднее 15 числа месяц, следующего за тем, в котором работник написал заявление о смене формата книжки.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Работодатель хранит и учитывает трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, назначьте ответственного с помощью приказа. При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. В акте нужно прописать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. Выдавать бланки можно только ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. Если ответственный сам ИП, он свободно распоряжается бланками и не пишет заявку самому себе.

В остальном для предпринимателей и малого бизнеса поблажек нет: вести учет нужно по всем правилам.

Для учета понадобятся:

  1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу записывайте, от кого получили и кому выдали бланки. Указывайте фамилию ответственного сотрудника или название организации. Записывайте серию и номера каждого бланка.

Читайте также:  Не вовремя уволилась: как получить декретные, если бросила работу и забеременела?

Пример заполнения приходно-расходной кассовой книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё

В книге учета движения регистрируйте все трудовые книжки: принятые от сотрудников и выданные вновь.

Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек

Когда сотрудник увольняется, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Об этом говорит пункт 41 Постановление Правительства.

В конце месяца ответственный обязан отчитаться в бухгалтерию организации о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные бланки нужно уничтожить и составить акт списания. Если бухгалтерии нет — значит, и отчитываться не надо.

Работодатели должны всегда хранить запасные бланки трудовой книжки и вкладыши в неё.

Требования к заполнению трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо учесть следующие требования:

  • язык заполнения – русский;
  • даты указываются арабскими цифрами (например, 01.01.2003);
  • сведения вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета;
  • не допускаются никакие сокращения (например, пр. вместо «приказ», распр. вместо «распоряжение» и т.д.);
  • не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»; Примечание

    : если допущена такая ошибка, то она исправляется путем внесения записи под следующим номером в формате «Запись за номером таким-то недействительна»» и затем, следующей строкой указывается верная запись с дублированием номера и даты приказа.

  • со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке, в которой также дублируются все сведения;
  • в трудовую книжку вносятся сведения также о военной службе, прохождении обучения, повышении квалификации и переквалификации;
  • записи о премиях, выплачиваемых ежемесячно, в трудовую книжку не вносятся.

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

  • первое трудоустройство;
  • оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
  • образование и специальность;
  • профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст вписывается аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. Какие документы работник предоставляет при заключении трудового договора:

  • об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
  • о воинском учете (если лицо военнообязанное);
  • СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
  • паспорт.

Трудовая в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ. Образец оформления трудовой книжки 2021 года вы сможете увидеть ниже.

Читайте также:  Разница между срочным и бессрочным трудовым договором

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Целесообразнее назначить двух работников на это направление. Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2021 года

Особенности заполнения трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:

  • Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
  • После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
  • В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
  • В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
  • В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.

Законодательное регулирование вопроса

Заполнение трудовых книжек в 2021 году регулируется следующими нормативными документами:

  • статья 66 ТК РФ;
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко прописанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Сложные вопросы при найме сотрудников

Если ТК потеряна

На практике иногда бывает, что на момент найма Трудовая книжка утрачена. Как действовать новому работодателю? Вариант лишь один — оформить работнику новую трудовую книжку. Компания, в которую устраивается сотрудник, не вправе оформлять ему дубликат, даже если он представит все документы, подтверждающие прошлый стаж. Это может сделать только его бывший работодатель.

Если принимаемый сотрудник хочет получить именно дубликат старой ТК, а не новую книжку, с этим вопросом ему нужно направиться в организацию, где он трудился ранее.

Если данные в паспорте и ТК не совпадают

При приеме на работу работодатель должен удостовериться, что трудовая книжка принадлежит нанимаемому лицу и полностью соответствует законодательству. В первую очередь нужно проверить его имя — оно должно совпадать с указанным в паспорте. В написании некоторых имен встречаются разночтения. Типичный пример — написание имени «Наталья». Если в паспорте оно указано через «ь», то также через «ь» оно должно быть написано и в Трудовой книжке. Если в же ТК написано «Наталия», по закону считается, что книжка не принадлежит тому человеку, чей паспорт предъявлен.

Иное написание имени, фамилии или другие расхождения — повод для отказа в приеме документа!

Что делать в такой ситуации человеку? Закон требует, чтобы он обращался в суд для признания того факта, что Трудовая книжка с неверно написанными данными в действительности принадлежит ему. Однако на практике такое происходит редко. И даже специалисты Пенсионного фонда порой советуют обратиться к бывшему работодателю с тем, чтобы он внес в установленном порядке исправления в Трудовую книжку. Но если отталкиваться от требований закона, то действовать нужно именно через суд.

Итоги

Новым считается бланк трудовой книжки образца 2003 года, используемый с 2004-го. Бланки, применявшиеся ранее, в настоящий момент тоже вполне легитимны и применяются наравне с новым. Трудовая книжка относится к защищенной полиграфической продукции, имеет строгие особенности формы и четкие правила изготовления, приобретения и учета. Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Существуют определенные правила заполнения трудовых книжек, именно об этом мы подробно расскажем в данной статье.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Послужной список ведет предприятие, на котором сотрудник проработал более 5 календарных дней, а также для таких категорий сотрудников, как:

Содержание:

  • Разделы ↓
  • Пошаговая инструкция заполнения трудовой книжки ↓
  • Шаг 1. заполнение и проверка титульного листа ↓
  • Шаг 2. Занесение записи ↓
  • Шаг 3. Записи о награждениях ↓
  • Записи о совместительстве ↓
  • Исправления записей на титульном листе ↓
  • Исправления записей ↓
  • Уничтожение испорченных бланков ↓
  • Особые случаи ↓
  • Кадры принятые на временную работу, оформившими на предприятии временный трудовой договор.
  • Сезонный персонал, в случае если это их основное место работы.
  • Сотрудники, оформленные на постоянной основе.
  • Сотрудники вне штата, которые подлежат обязательному социальному страхованию.

Если на работу принимается сотрудник уже имеющий трудовой стаж, то формуляр должен находиться на руках человека и при оформлении на новое место работы он обязан ее предъявить сотрудникам кадрового отдела. Работники отдела кадров тщательно проверяют подлинность предоставленного им документа, правильность указания всех паспортных данных и информации с титульной страницы.

image

Титульный лист в обязательном порядке должен иметь печать организации, которая заводила книжку на сотрудника и заполнение всей информации в соответствии с документами. Без наличия такой печати формуляр считается недействительным.

Если послужной список был утерян при хранении на предприятии, то работодатель обязан завести для сотрудника новый формуляр и внести в него соответствующую запись.

В случае если вновь поступивший сотрудник не имеет трудовой книжки, то персонал кадрового отдела заводит для него новую, которая храниться в архивах организации до момента его увольнения.

Стоит заметить что последняя запись в послужном списке должна свидетельствовать об увольнении с прежнего места трудоустройства, иначе запись о приеме сотрудника в штат невозможна пока факт увольнения не будет подтвержден посредством внесения соответствующей записи об увольнении.

Разделы

Бланк трудовой книжки состоит из трех разделов:

  • Данные о сотруднике.
  • Сведения о трудовой деятельности.
  • Награждения и информация о них.

В разделе №1 указывается личные данные: ФИО, дата рождения, информация о профессии и уровне образования владельца документа. На титульном листе обязательно должна быть подпись владельца и сотрудника отдела кадров организации на которой был заведен документ.

В разделе №2 указывается весь послужной список сотрудника, полная информация о приеме сотрудника в штат организации и увольнении, также указывается информация о предприятии работодателе. Записи в бланке ведутся без сокращений, даты записываются исключительно арабскими цифрами. Каждая запись обязательно имеет свой порядковый номер. Запись от разных работодателей заканчивается печатью его предприятия.

В разделе №3 отмечают все данные о награждениях которым был удостоен сотрудник. Сюда вносят записи о награждении почетными грамотами и дипломами, государственными наградами и другими видами поощрения, которые предусмотрены законодательными актами РФ.

Пошаговая инструкция заполнения трудовой книжки

Шаг 1. заполнение и проверка титульного листа

Работник кадрового отдела обязан быть предельно внимательным во время заполнения титульного листа . Также особое внимание он обязан уделить проверке информации содержащейся на титульной странице.

Содержание титульной страницы:

  1. ФИО владельца. Обязано соответствовать удостоверению личности и указываться полностью без каких-либо сокращений.
  2. Дата рождения.
  3. Уровень специализации и образования.
  4. Профессия или специальность.
  5. Дата заполнения титульной страницы.
  6. Подпись владельца послужного списка.
  7. Подпись должностного лица, заполняющего титульную страницу документа.
  8. Гербовая печать организации, которая заводит трудовую книжку для сотрудника.

Заполнение всех дат обязательно производится арабскими цифрами без сокращений. После тщательной проверки или заполнения титульной страницы сотрудник кадрового отдела может переходить к внесению записей о трудовой деятельности работника.

Шаг 2. Занесение записи

Не позднее пятого дня после принятия работника в штат организации в формуляре производится необходимая запись.

image

Трудовая книжка состоит из таких пронумерованных граф:

  • Номер записи по порядку.
  • Дата осуществления записи.
  • Запись о принятии работника в штат организации.
  • Указание документа, обосновывающего запись, его название и дата.

Записи производит работник, кадрового отдела уделяя максимум внимания правильности записываемой информации, аккуратно гелевой или перьевой ручкой чернилами черного или синего цвета. Все цифры, указываемые при записи должны быть арабскими. Не должно быть никаких сокращений.

Шаг 3. Записи о награждениях

При присвоении каких-либо награждений предусмотренных законами РФ и внутренним предписанием организации соответствующая запись делается в разделе формуляра под названием «награждения».

Все записи делают по общим правилам, за исключением записи в графе № 3. В ней делают уточнение типа награды и документа, который подтверждает ее присвоение.

Вкладыш используется в случае если в основной трудовой книжке больше нет места для записей. В таком случае работодатель заполняет вкладыш, который имеет собственную серию и номер их указывают на обложке или титульной странице на штампе «Вкладыш выдан».

Вкладыш вшивается в конце закончившейся трудовой книжки, на нем заполняется аналогичная титульная страница ведение записей, в том числе и нумерация, продолжается. Правильно зарегистрированный вкладыш является частью трудовой книжки.

Записи о совместительстве

О совместительстве записи вносятся в формуляр сотрудником отдела кадров на постоянном месте работы. На основании информации с места работы по совместительству. Запись о совместительстве необязательна и делается по желанию владельца трудовой книжки.

Порядок внесения записи о совместительстве состоит из таких пронумерованных граф:

  • Номер записи по порядку.
  • Дата приема в штаб предприятия по совместительству.
  • Указание должности, специализации и другое.
  • Указание документа, который стал основанием для записи.(Трудовой договор, приказ и так далее).

Исправления записей на титульном листе

Исправления могут производиться последним работодателем. Основанием для исправлений ФИО, даты рождения, а также специальности или профессии сотрудника являются удостоверение личности (паспорт), свидетельство о заключении брака или его расторжении и другое.

Исправления не имеющие отношения к образованию и специальности производятся таким путем: зачеркивается предыдущая запись одной чертой, затем вписываются новые данные. Затем необходимо сослаться на документ, который подтверждает законность внесенных изменений. Записывается ссылка на внутренней стороне обложки бланка трудовой книги. Также ставится печать организации вносящей изменения и дата и подпись должностного лица.

Внесение изменений, касающихся образования или специализации, производятся без зачеркивания предыдущих записей. На внутренней стороне обложки указывают документ, обосновывающий новую запись, дата и подпись должностного лица, печать предприятия.

Частые ошибки при заполнении трудовой книжки:

  • Ошибочное написание ФИО, даты рождения и другой личной информации. Довольно часто встречаются опечатки и недостаточно ясное написание идентификационных данных сотрудника.
  • Отсутствие подписи владельца трудовой книжки или должностного лица.
  • Сотрудник отдела кадров должен проверять правильность заполнения документа максимально внимательно и только после этого ставить свою подпись на нем. Работник обязан присутствовать при заполнении и только после проверки подлинности внесенной информации ставить свою подпись.
  • Ошибки при внесении какого-либо рода сведений о работе сотрудника.
  • Отсутствие оттиска штампа отдела кадров и даты оформления записи.

Без печати все записи и внесенные изменения считаются недействительными.

Исправления записей

Чаще всего исправления касаются данных о работе и полученных награждениях. Исправления производятся после признания предыдущей записи недействительной. Затем вносится новая верная запись и указывается документ, являющийся основанием для ее внесения. Зачеркивания записей не производится, а указывается номер и дата записи, которая должна считаться недействительной.

Уничтожение испорченных бланков

В случае грубых ошибок в заполнении бланков трудовой книжки их можно утилизировать.

Утилизирование, может проводиться двумя способами:

  • Измельчение документа с помощью специального аппарата (шредирование).
  • Сжигание испорченного бланка в котельной.

После утилизации документа составляется Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в котором указывается точная дата и время уничтожения бланка, должностные лица присутствующие при этом и способ уничтожения.

Особые случаи

Существуют особые случаи когда в формуляр необходимо внести запись о присвоении сотруднику нового разряда, класса или категории, в случае изменения юридического названия предприятия, изменению названия должности которую занимаем сотрудник. В случае внесения изменений в штатное расписание.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий