Сколько действует копия трудовой книжки

Автор: Эллина РожковаДокументы05 Окт 2018

Трудовая книжка на сегодняшний день является основным документом, который подтверждает стаж человека. Этот регистр фиксирует все этапы трудовой деятельности человека и оказывает ключевое влияние на формирование пенсии. Но часто у начинающих кадровиков возникает вопрос: для чего может понадобиться копия трудового документа и можно ли выдать регистр на руки. А в связи с нововведениями, вступившими в силу с середины 2018 года, вышел на первый план вопрос по правильному гостовскому оформлению копии.

Копия трудовой книжки — цели получения, виды, срок действия и образец

Трудовая книжка — прежде всего, это бланк строгой отчётности. Поэтому организация работы по её ведению, хранению и учёту определяется отдельным распоряжением Правительства РФ №225 от 16.04.2003, которое устанавливает основные требования по этому вопросу. И один из основных моментов, который вытекает из положений этого нормативного акта, — за сохранность трудового регистра несёт полную ответственность работодатель. При его утрате или порче, вне зависимости от того, кто стал виновником этого факта, для компании предусмотрен целый ряд шагов по восстановлению всех записей в трудовой. Поэтому, несмотря на тот факт, что ни в этом, ни в одном другом нормативном акте не указано, что работодатель не имеет права выдавать трудовой регистр на руки работнику по его просьбе, выдача документа не рекомендуется. На эту тему есть отдельное сообщение Роструда за номером 656–6-0.

Есть единственный вариант, когда наниматель обязан выдать трудовой документ сотруднику, — его увольнение. И только эта причина является уважительной, чтобы отдавать трудовой регистр на руки даже его владельцу.

Целей, по которым работнику может понадобиться трудовая книжка, несколько. И, конечно, все они серьёзные. Так, учреждением, которое требует копию этого документа, может стать:

  1. Кредитная организация, когда человек обращается за займом. Банку необходимо удостовериться в благонадёжности своего будущего заёмщика. А с помощью выкопировки из трудовой книжки о человеке можно узнать довольно много, а именно трудовой регистр является:
    • Подтверждением факта, что у потенциального заёмщика существует источник постоянного дохода.
    • Свидетельством информации, которую заёмщик указал в анкете на получение кредита.
    • Немаловажный момент — сколько лет человек работает на одном месте. Клиенты, которые не бегают с места на место, вызывают больше доверия у кредитных учреждений.
    • По трудовому регистру служба безопасности банка может быстро просмотреть причины увольнения с предыдущих мест работы. И есть увольнения «по статье» должным образом определить степень надёжности клиента. Согласитесь, что справка 2-НДФЛ не даст таких сведений о человеке.
    • А главное — при просрочке платежей банк сможет по определению суда взыскивать недоимку из зарплаты напрямую через организацию, где трудоустроен заёмщик.
  2. Следующим по убыванию количества запросов на предоставление копии трудовой считается отдел УФМС. Когда человек обращается за оформлением загранпаспорта. Заметим, что законодательно такое требование уже неправомочно, но есть некоторые подразделения, которые до сих пор запрашивают копию трудового регистра, чтобы проверить десятилетний период трудового стажа заявителя до получения им паспорта. Если человек не захочет предоставлять копию, можно начать оспаривать это действие учреждения в суде, но на это уйдёт определённое время.
  3. Бывают вопросы из посольств некоторых государств при оформлении визы.
  4. Случается, что выкопировку из трудовой просит будущий работодатель в тот момент, пока работник ещё не ушёл с существующего места работы. С помощью трудового регистра перспективный наниматель быстро компании, где работал соискатель, должности, которые он занимал, а также насколько часто он менял места трудоустройства и по какой (пусть формальной) причине уходил.
  5. Судебные приставы (ФССП) имеют право запросить копию при возложении на работника алиментных платежей.
  6. Копию могут запросить службы соц.защиты при оформлении пособий и льгот.
  7. В некоторых случаях возникает необходимость подготовить копию для использования в компании-работодателе.
  8. Максимально важная причина для получения копии трудовой и к тому же имеющая одну особенность — требование ПФР подтвердить трудовой стаж человека перед уходом на пенсию. Отметим, что служащие фонда также могут обойтись копией документа, но документ для них будет иметь юридическую силу только в случае, если он будет заверен нотариально. Заверенной работодателем копии будет недостаточно. Этот момент уточнён в комментариях ПФР №25–19/14554 от 29.12.2005, где фонд комментирует, что для того, чтобы сделать свою копию, им нужен либо оригинал трудового регистра, либо копия, но заверенная у нотариуса. И так как работодатель не имеет права отказать работнику в выдаче копии трудовой, кадровику здесь нужно выбирать из двух вариантов:
    • Либо самостоятельно регистрировать документ через нотариальную контору и выдавать нужную для ПФР копию.
    • Либо отдать человеку оригинал книжки на определённое время, чтобы уже работники фонда сами делали выкопировку и заверили её на месте.

Естественно, что нотариально заверенная копия стоит денег, поэтому наниматели, как правило, идут по второму пути, всеми доступными способами объясняя сотруднику, что вся ответственность лежит на плечах работодателя. А при утере книжки и вынужденном оформлении дубликата её восстановление займёт массу времени и сил.

Если рассматривать вопрос о сроках действия заверенной копии, то нужно отметить, что здесь есть 2 варианта:

  1. Когда выкопировка трудовой заверена нанимателем, по стандартным правилам она считается действительной в течение месяца. Но при внесении в этот период каких-либо записей в книжку, она становится нелегитимной.
  2. Если же копия заверена у нотариуса, она обладает неограниченным сроком действия. Хотя аналогично предыдущему варианту, при внесении в неё новых записей она утрачивает свою силу.

Как правильно оформить копию трудовой в 2018 году

Отметим, что с середины 2018 года в правила заверения трудовых регистров были внесены небольшие коррективы. Но несмотря на довольно несущественные уточнения, выкопировка из трудовой, оформленная с несоблюдением ГОСТа Р 7.0.97–2016 не будет признана действительной. Поэтому следует помнить, что при оформлении копии нужно:

  1. Делать копии всех разворотов трудовой книжки, где есть записи. Естественно, включая титульный лист и форзац к нему. Крайним листом должна быть запись, о приёме на существующее место работы.
  2. Качество печати должно быть хорошим, чтобы все записи были читабельными.
  3. Наверху страницы ставится оттиск «копия».
  4. На финальной станице под последним местом работы (фактически без отступов от финальной записи) проставляется отметка «Верно», должность и виза ответственного за ведение кадрового делопроизводства лица, расшифровка его подписи, а также дата заверения копии.
  5. По обязательным требованиям нового ГОСТа после этого на выписке нужно уточнить место хранения оригинала трудовой. Запись, которую нужно сделать, может быть сформулирована так:
    • «Подлинник находится в отделе кадров (название предприятия)».
    • Или «Подлинник хранится в сейфе бухгалтерии (наименование работодателя)».
    • Или может быть указание на сейф в кабинете директора предприятия.
    • Если у работника есть личное дело, указывается его номер.

      Заверение копии должно идти сразу после предшествующей записи

  6. Если копия не будет сшиваться, отметка «верно», а также все реквизиты заверенной копии ставятся на каждом листе.
  7. Но чаще всего (если это не 1—2 листа) проще прошить документ. Для этого все листы складываются и прошиваются по левому краю суровой ниткой. Края нити связываются и выпускаются из-под плотно наклеенного листа А6, на котором должна быть указана дата, количество листов документа, а также здесь должна стоять виза должностного лица и печать организации. Обратите внимание, что оттиск печати должен захватывать и скрепляющий лист А6, и заходить на основной лист ксерокопии.
  8. Если выкопировка делается в банк, обычно кредитные учреждения просят указать, что сотрудник до сих пор продолжает работать в компании. И хотя это не предусмотрено новым ГОСТом, сделать такую отметку можно. Делается это следующим образом:
    • Ставится порядковый номер записи, указывается дата и формулировка: «Работает по настоящее время».
    • Виза, должность, расшифровка и поверху надписи — печать организации.
    • Возможен вариант, когда нумерация записей не продолжается, но первый вариант предпочтительнее.

      Для банков, как правило, оформляются копии с указанием, что человек работает по сегодняшний день

Если в компании есть печать, её оттиск в копии трудовой книжки обязателен.

Завизировать копию документа имеют право:

  • лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек в организации (как правило, это работник отдела кадров);
  • если в компании нет кадровика, это может сделать главный бухгалтер или служащий бухгалтерии, главное, что следует учесть, это то должностное лицо должно быть назначено на выполнение этой функции приказом по предприятию;
  • при их отсутствии визу имеет право поставить директор (индивидуальный предприниматель).

Нужно учитывать ещё в этом вопросе, что вновь введённая запись о местонахождении оригинала регистра должна ставиться только в случае, когда выписка нужна для сторонней компании. Если же делается выкопировка трудовой для внутреннего использования, это уточнение необязательно.

Распространённые ошибки при оформлении копии

Наиболее часто встречающиеся ошибки при составлении копии трудовой книжки состоят в следующем:

  • неправильно поставлен оттиск печати предприятия, когда он не заходит на текст, а стоит отдельно (он должен захватывать часть текста);
  • печати нет совсем, тогда как по статусу организации она должна быть, либо название на оттиске не соответствует названию работодателя, указанного в предшествующей записи о приёме на работу (это может случиться при реорганизации фирмы, когда не была внесена соответствующая запись, а печать уже уничтожена);
  • подпись ответственного лица стоит отдельно от текста;
  • после предпоследней записи есть пробел, в который можно вписать тест поверх неё;
  • нет указания на место хранения подлинника (применимо с середины 2018 года);
  • работник, которым была заверена копия, не уполномочен на такие действия (нет приказа о его назначении);
  • неправильно оформленное заверение копии — стоит только виза, без ссылки на должность и Ф. И. О. должностного лица;
  • логично, что в финальных записях копии трудового документа не должно быть корректировок, затирок.

Следует помнить, что некорректно оформленный документ у человека не примут, всё придётся переделывать заново. Если вдруг на странице выявлена ошибка до его сшивания, копируем неправильно оформленные листы и заверяем их соответствующим образом.

Алгоритм выдачи копии трудовой книжки сотруднику

При подготовке и оформлении копий трудовых документов нужно следовать регламентам, установленным действующим законодательством.

Пошаговая инструкция по выдаче выписки из трудового регистра работнику будет выглядеть таким образом:

  1. Законодательно закреплено, что любой трудовой документ (и копия трудовой книжки здесь не исключение) выдаётся сотруднику через заявительный порядок. То есть чтобы получить заверенную копию, человек должен написать заявление. В порядке исключения допускается устная просьба, полученная от сотрудника, но только в компаниях, относящихся к малому и микробизнесу.

    В заявление на выдачу копии трудовой нужно указать организацию, для которой нужен этот документ

  2. После получения заявления ответственное лицо в течение трёх дней должно подготовить правильно заверенный документ (это регламентировано статьёй 62 ТК РФ).
  3. Если на руки выдаётся оригинал трудового документа, для повышения степени ответственности владельца книжки рекомендуется взять с него расписку с обязательством вернуть документ в течение трёх дней, а также сделать отметку на самом завлении и в журнале. Хотя этот шаг никоим образом не снимет ответственность с работодателя, по крайней мере, человек должен быть предупреждён о последствиях потери документа для компании.

    Такие заявления-расписки (о получении оригинала трудовой) рекомендуется хранить в личном деле работника

Обратите внимание ещё на один частный момент: по письменному заявлению сотрудника кадровик обязан направить копию трудовой книжки на почтовый адрес работника, если это указано в прошении. Срок для отправки выписки почтой сохраняется — 3 дня. Заказное письмо отправляется с уведомлением и описью вложения.

Как написать заявление на выдачу копии трудового регистра — образец, правила и рекомендации

Унифицированной формы для составления такого заявления в нормативных актах не существует. Поэтому заявление может быть написано от руки или напечатано с помощью ПК. Но при этом остаются правила кадрового делопроизводства, которые предъявляют к такому документу стандартные правила:

  1. «Шапка» заявления оформляется сверху и справа, левая часть остаётся для отметок о приёме и резолюции руководства. Документ должен содержать информацию:
    • На чьё имя адресована бумага — если брать по порядку, то сначала пишется должность (как правило, адресат — ген. директор), название компании, Ф. И. О. руководителя. Причём стоит обратить внимание, что по правилам деловой переписки сначала идут инициалы, а потом фамилия адресата.
    • Далее следует мини-блок от кого исходит заявление. Рекомендуется указать подразделение, должность и Ф. И. О. заявителя (здесь последовательность в инициалах стандартная).
  2. Слово «Заявление» пишется с заглавной буквы и без точки в конце.
  3. Далее идёт главная часть прошения — достаточно просто указать, что нужна копия трудовой книжки. Нормы трудового права не обязывают заявителя указывать цель получения документа. Но если в заявлении будет указано в какую организацию нужна копия, это оградит заявителя от дополнительных вопросов и даст кадровику возможность сформировать документ с нужной информацией (к примеру, для предъявления в банк не помешает уточнение, что человек по сей день работает в организации).

    Можно уточнить в заявлении и статью ТК РФ, по которой работодатель обязан выдать копию трудовой по заявлению

  4. В финальной части ставится дата составления, подпись и расшифровка визы.

Видеоинструкция: как получить копии трудовых документов у нанимателя — нормы права

Итак, работодателю следует знать, что сам трудовой регистр выдаётся только в двух случаях: при увольнении сотрудника и для предъявления в Пенсионный фонд. В остальных случаях нужно ограничиваться копией трудового документа. Это оградит нанимателя от многих проблем в случае потери книжки её владельцем. Не стоит забывать и о нормах оформления выписки, а также о формулировках, которые установлены новым ГОСТом в 2018 году. Зная основные моменты заверения этого документа, подготовка копии регистра не составит труда и не займёт много времени. Главное здесь — быть предельно внимательным при внесении записи. Но её текст минимальный, поэтому процедура довольно проста.

[ajax_load_more post_type=”post” max_pages=”5″]

При подписке на журнал “Кадровик-практик”! – месяцы в подарок и доступ к ИКС. Подписаться >>

Главная Форум кадровиков Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Срок действия копии трудовой книжки.

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги!В Создавая новую тему, пожалуйста, учитывайте следующее. 1)В  Формулируйте тему точно, полно и ясно. Например, заголовок темы “Отпуск” не соответствует этому требованию. “Льготник просит отпуск с завтрашнего дня. Получается просрочка оплаты отпускных” – это пример точного и полного заголовка темы. 2) Проверяйте поиском – возможно, по Вашему вопросу, уже есть тема, и свое сообщение можно написать туда. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Разные мнения по спорным вопросам – это естественно и нормально, уважайте мнение друг друга. Наш с Вами форум – для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи.В И, пожалуйста,В не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы В – это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.В  image

В ПравилаВ  Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Срок действия копии трудовой книжки.

05.06.2009 11:49:57 Мне сегодня, как работнику отдела кадров, задали вопрос… “сколько по времени действительна копия трудовой книжки,заверенная штампом организаци?” Подскажите пожалуйста.
В  В В  ЦитироватьВ В  Имя
05.06.2009 11:54:56
Цитата

В зависимости от того, куда она предоставляется – у них свои инструкции. Например, на оформление загранпаспорта – 1 мес.

В  ЦитироватьВ В  Имя
05.06.2009 12:31:46 для оформления загранпаспорта, на сколько мне известно, нет нормативных актов устанавливающих срок действия копии трудовой книжки, так ли это?
В  ЦитироватьВ В  Имя
05.06.2009 20:19:51 данный вопрос лучше переадресовать организации требующей копию трудвой
В  ЦитироватьВ В  Имя
27.04.2010 10:59:50 Подскажите, пожалуйста, сколько времени делается загранпаспорт нового образца
В  ЦитироватьВ В  Имя
27.04.2010 11:02:23
Цитата

Вы не по адресу – это кадровый форум! Мы загранпаспортами не занимаемся!

В  ЦитироватьВ В  Имя
27.04.2010 11:11:55 я знаю, что для зраган паспорта – 1 мес, для банка – 14 календарных дней
В  ЦитироватьВ В  Имя
28.06.2010 14:24:13 А кто заверяет копию трудовой книжки самому начальнику отдела кадров?
В  ЦитироватьВ В  Имя
28.06.2010 16:56:12 Да.
В  ЦитироватьВ В  Имя
12.10.2010 07:41:57 У кого есть доверенность или соответствующий приказ тот и заверяет и не обязательно начальник. Смотрите соответствующие ФЗ и Постановления пожалуйста и не пишите чушь, уважаемыке кадровики
В  ЦитироватьВ В  Имя
12.10.2010 07:44:36 Приказ о назначении ответственного лица за ведение,хранение , учет и выдачу тр.книжек.
В  ЦитироватьВ В  Имя
12.10.2010 07:46:21 Пишу потому что у нас нет на предприятии начальника отдела кадров. Имеется инжинер по охране труда и заместитель начальника по кадрам.
В  ЦитироватьВ В  Имя
14.08.2011 09:59:24 Вот читаю форум и недоумеваю. И шо это за времена наступили? Что за кадровики сейчас? Пардон, менеджеры по подбору персонала, или как там это называется? Не знают элементарного, путаются в законах… Вот в советские времена были кадровики, так кадровики! Особенно на крупных предприятиях-такие зубры, человека насквозь видели, после минуты разговора понимали, кто он и что. Зачастую, многое, очень многое, в работе предприятия зависело от кадровика. Подбором людей и работой с документацией, дело не ограничивалось. Часто кадровики были этакими серыми кардиналами, дергающими за ниточки, влияющие на решения принимаемые руководством. А сейчас устраиваешься на работу, выскакивает пигалица, “мы -говорит -“будем вас сейчас тестировать, по гарвардской системе..” Или по оксфордской, не помню. И глазенки закатывает, когда это произносит.Ну-ну, думаю, давай.. Итог. На мне это тестирование дало сбой наверное И я, человек с тремя судимостями, устроился в их барыжную фирму. Хотя по идее, скажу по секрету, таких как я, и на пушечный выстрел нельзя туда было подпускать. И устраивался я туда, с определенной целью.. Впрочем, это уже другая история 8)
В  ЦитироватьВ В  Имя
24.11.2011 15:11:47
Цитата

Уважаемая Мария, Вы хоть бы вопрос человека правильно прочли, прежде чем отвечать да. Человек спросил: кто заверяет копию трудовой самому кадровику.

В  ЦитироватьВ В  Имя
24.11.2011 15:38:50
Цитата

Или сам себе, или директор (руководитель предприятия), или главный бухгалтер.

В  ЦитироватьВ В  Имя
25.11.2011 07:22:38
Цитата

Либо руководитель организации либо сам кадровик, если на него приказом возложена ответственность за ведение, хранение, учет и ведение трудовых книжек, либо другое ответственное за трудовые книжки лицо (ведь может так быть, что отсутствует приказ о том, что именно на этого кадровика возложена ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек).

В  ЦитироватьВ В  Имя
30.11.2011 13:02:51 Здравствуйте коллеги! как поступить в ситуации: Знаю что человек увольняется через 2 недели. он просит копию трудовой для банка. стоит писать на последней странице что “работает по настоящее время” или “работает в такой-то должности до 16 декабря 2011”?
В  ЦитироватьВ В  Имя
30.11.2011 13:17:49 работает по настоящее время
В  ЦитироватьВ В  Имя
30.11.2011 13:40:38 разумеется, “по настоящее время”. Вы ведь дату текущую проставите. И потом, точно наперёд Вы не знаете, уволится сотрудник или нет .
В  ЦитироватьВ В  Имя
30.11.2011 14:00:14 Пишите по настоящее время. Ведь сотрудник еще имеет право отозватьсвое заявление.
В  ЦитироватьВ В  Имя
30.11.2011 14:05:21 Спасибо!
В  ЦитироватьВ В  Имя
30.11.2011 18:17:09 ГОСТ не предусматривает какие-либо другие записи на копии, кроме “Верно” , дата заверения копии, должность, подпись, фамилия, инициалы ответственного лица. ВСЁ! Заверять трудовую книжку можно только работающему в настоящее время сотруднику. Отсутствие записи в трудовой книжке об увольнении – свидетельство того, что этот человек по-прежнему работает в данной организации.
В  ЦитироватьВ В  Имя
27.02.2013 16:25:49
В  ЦитироватьВ В  Имя
27.02.2013 16:30:41
В  ЦитироватьВ В  Имя
13.03.2013 11:24:22 Здравствуйте.Подскажите пожалуйста какой срок у выписки из трудовой книжки,для оформления ежемесячных пособий на ребёнка(детские)
В  ЦитироватьВ В  Имя
13.03.2013 11:26:13
Цитата

Это необходимо узнавать в том учреждении, куда несете копию документа.

В  ЦитироватьВ В  Имя
25.04.2013 14:24:27
Цитата

Если обращаетесь по месту прописки – не более 1 месяца, по месту # Удалено # – не более 4 месяцев.

В  ЦитироватьВ В  Имя
13.06.2013 10:26:32 сотрудник находиться в отпуске по уходу за ребенком в копии трудовой книжки ему нужно писать “Работает по настоящее время ” или что-то другое?
В  ЦитироватьВ В  Имя
13.06.2013 10:29:38
Цитата

Конечно.

В  ЦитироватьВ В  Имя
13.06.2013 10:45:15
Цитата

Конечно работает по настоящее время. За работником же сохранено рабочее место.

В  ЦитироватьВ В  Имя
14.06.2013 07:20:54
Цитата

Это не пишется на копии трудовой книжки! Если нет записи об увольнении – это и означает, что человек работает в этой организации (у этого работодателя) и сейчас, в настоящее время! К тому же заверять копию трудовой книжки может только тот работодатель, у кого храниться трудовая книжка, т.е. тот, у кого и работает в настоящее время работник! К тому же ГОСТ по делопроизводству четко описывает, как правильно оформить копию документа!

В  ЦитироватьВ В  Имя
14.06.2013 07:42:11
Цитата

Именно это фразу просят практически все организации, куда предоставляются копии : банки, ПФР и т.д. Доказывать им, что правилами делопроизводства такая запись не предусмотрена – пустая трата времени. Предоставляем в том виде, как требует принимающая сторона.

В  ЦитироватьВ В  Имя
14.06.2013 10:16:30
Цитата

однажды лень было каждый лист штамповать – прошила копию, заверила как положено, пронумеровала… вернули работника – “всё замечательно, но поставьте ещё дату, ФИО, должность и подпись на каждой странице!”

В  ЦитироватьВ В  Имя
14.06.2013 10:42:50
Цитата

Больше так не делайте! А то им понравится и будут со всех нас так же требовать! Самое интересное, что требования у них меняются в зависимости от того, кто “сидит” на этом. В декабре оформляла ипотеку, приношу в один банк копию свою, как обычно на 1 странице 2 разворота, копия верна и печать посредине – чтобы касалась обеих разворотов. Вернули, говорят “Буквально 3 дня назад у нас новый сотрудник пришел и теперь требования другие: на каждой странице 1 разворот”. Ну что делать – чугуний так чугуний….

В  ЦитироватьВ В  Имя
26.11.2013 09:36:53 Добрый день, помогите разобраться в ситуации. Работник принят на работу в 2010 году, а трудовая книжка выданная на прежнем месте работы – образца 1984 года. Скажите, действительна ли такая ТК и следует ли в этом случае заводить новую? Спасибо.
В  ЦитироватьВ В  Имя
26.11.2013 10:22:18
Цитата

Нет, в 2010 году действовала ТК образца 2004 года. И если Трудовая оформлялась в 2010 году, то должна была быть заполнена именно это форма.

Цитата

Не знаю такого образца – есть утвержденные в 1938 г. и в 1973 г.

В  ЦитироватьВ В  Имя
18.09.2014 14:18:54 подскажите какой срок действия заверенных копий паспорта и диплома в отделе кадров для ОВД?заранее спасибо!
В  ЦитироватьВ В  Имя
18.09.2014 14:24:21
Цитата

Нужно спрашивать о сроке в ЗАПРАШИВАЮЩЕЙ организации, потому что как таковых сроков, утвержденных законом нет.

В  ЦитироватьВ В  Имя
В 

BBCodeВ В  Правила Форма ответов image

Отписаться от сообщений с форума

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам – при общении В  не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста,В напишите нам >>В 

Трудовая книжка – документ не менее значимый, чем все остальные. Иногда возникает потребность предъявить копию этого документа, поэтому каждому работнику следует понимать, сколько времени действительна копия трудовой книжки.

Откуда взять копию документа

Документ об учете труда гражданина находится на хранении у руководителя либо в отделе кадров организации. Сотруднику он отдается исключительно при увольнении либо выходе на пенсию. Если при обращении в некоторые учреждения требуется трудовая, то гражданин может представить ее копию. С целью получения ксерокопии трудового документа трудящийся должен обратиться с надлежащим заявлением к своему работодателю. По закону работодателю выделяется три дня, на протяжении которых он обязан выдать документ заявителю. Получив трудовую книжку, надо сделать копии всех заполненных страниц.

Срок действительности копии

Чтобы копии были действительными, предстоит их заверить, сделать это может руководитель либо другая уполномоченная личность. Для этого на каждом листе ксерокопии с обеих сторон делается надпись «Верно» и заверяется подписью и Ф. И. О. Также необходимо вписать дату, когда производилась процедура. Срок действительности заверенной копии не установлен законом, каждая организации сама определяет это время.

Наиболее часто копии трудовой требуют такие организации:

  • миграционные службы;
  • суд;
  • банки;
  • органы социальной защиты;
  • посольства и т. д.

Сколько действительна копия трудовой книжки для кредита

Каждый банк предоставляет услуги на разных условиях, часто таким требованием является предоставление копии трудовой. Она необходима для:

  • получения субсидии;
  • оформления ипотеки.
  • займа крупной кредитной суммы.

Копия трудового документа нужны как доказательство платежеспособности гражданина. В разных случаях срок действия этого документа банки устанавливают самостоятельно.

Собирая документы для займа, клиента должны проинформировать о сроке действия тех или иных копий документов, например:

  1. Копия трудовой книжки для ипотеки в большинстве действительна на протяжении 1 месяца с момента, когда ее заверил руководитель либо сотрудник учреждения, имеющий для этого полномочия.
  2. На протяжении двух недель копия действительна, если клиент банка желает получить значительную сумму кредитных средств под процент. Спустя 14 дней с момента заверки банк откажется принимать такой документ, поскольку он утратит свою юридическую силу.
  3. Некоторые банки ограничивают срок действия копий всего до трех дней.
  4. Еще одним нюансом для подачи копии трудового документа в банк является надпись, сделанная сотрудником кадровой службы на каждой странице ксерокопии, что гражданин продолжает работать в настоящее время. Копия перестает быть действительной с момента увольнения работника.

Действительность для получения визы

Те, кто желает оформить визу, также обязаны представлять копию книжки учета труда. В большинстве случаев документ действителен на протяжении 3-х месяцев. Процедура заверки ксерокопии стандартная. Чтобы получить визу, необходимо иметь переведенные на другой язык некоторые страницы трудовой книги, чаще всего это английский.

Читайте также: Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку

Строк действия копии для УФМС

В отделении миграционной службы копия трудовой книжки может понадобиться для оформления загранпаспорта. Работающие граждане вынуждены представить ксерокопию своей трудовой книги, а неработающие – сам оригинал документа со сведениями о последнем месте труда.

Ксерокопия действительна на протяжении одного месяца, если этот срок истечет, то его можно продлить, предоставив заново заверенный документ с еще одной печатью и подписью. Все сведения должны быть разборчиво и грамотно записаны.

Другие организации

При обращении в органы социальной защиты населения требуется большое количество различных справок, среди них и копия трудовой книжки. В большинстве ситуаций в сего этот документ требуется для оформления пособий для детей и одноразового пособия по рождению ребенка. Срок действия составляет 30 дней. Такой же он и при подаче копии для судебных разбирательств либо усыновлении ребенка.

Заключение

Чтобы избежать трудностей во время предъявления копии трудовой книжки, надо понимать все требования к оформлению и срокам действия этого документа. Представлять ксерокопию в организации следует после заверения ее руководителем либо ответственным работником отдела кадров по всем правилам. Нужно внимательно следить за сроками действия документа, чтобы не пришлось заново получать справку.

Срок действия документа не ограничивается только в случае заверки его нотариусом. Обычно к нему обращаются граждане, которые имеют трудовую на руках, то есть те, кто временно не работает. Когда срок действия копии закончился, работник может заново обратиться к руководству для ее возобновления.

Автор статьи: Судаков А.П.

Трудовая книжка является одним из важных документов человека, фиксирующим сферу его трудовой деятельности. С нее можно снимать ксерокопии для предоставления в уполномоченные органы. Они будут считаться подлинными только при соблюдении законодательного регламента оформления подобных операций. Владельцу документа, руководителю субъекта хозяйствования и представителю уполномоченных органов, необходимо владеть информацией о применяемых регламентах к процедуре, а также о том, сколько действует копия трудовой книжки.

image Заверение трудовой книжки

Кто может потребовать копии

Копия трудовой документации может быть запрошена уполномоченными органами в ходе решения человеком каких-либо текущих вопросов, по которым нужно подтвердить информацию, имеющую отношение к факту трудоустройства человека, к его стажу, квалификационному уровню и степени профессионализма. Запрос обычно оформляется в устном виде представителями организации, однако чаще всего копия книжки является одной из перечня многочисленных бумаг.

Она может потребоваться банковской организацией при проверке данных при выдаче кредита или ссуды. При оформлении пособий, субсидий и материальных выплат документ предоставляется в органы социальной защиты. Миграционной службой запрос производится при оформлении загранпаспорта, а посольством – при получении визы. Копия понадобится при рассмотрении бумаг в ходе судебного делопроизводства, а также при решении вопросов об усыновлении.

Когда необходима копия

Книжка работника подлежит хранению у ответственного лица, назначенного руководителем субъекта хозяйствования, с которым у него оформлен трудовой договор. Во время его действия на руки документ, как правило, не выдается. Претендовать на его получение человек может после завершения документального оформления процедуры увольнения. В некоторых ситуациях может понадобиться информация из трудовой книжки для предоставления в уполномоченные органы. Для этого ответственный сотрудник снимает копии документа и заверяет его, после чего выдает их на руки работнику.

Основания для оформления

image Образец заверения всех листов копий документа

Основанием для проведения процедуры является заявление сотрудника, которому необходим документ для предоставления в инстанции. К его форме не предъявляется особых требований, поэтому допускается оформление бумаги в произвольной форме. При этом следует учитывать основные нормы делопроизводства, подразумевающие отражение в документе:

  • персональные данные адресата и получателя;
  • текстовую часть, в которой указывается конкретная просьба заявителя с пояснениями;
  • подпись и дата.

Законом определено право руководителя субъекта предпринимательства рассматривать документ на протяжении трех дней, по истечении которых он обязан безвозмездно предоставить требуемое сотрудником. На практике документальный вопрос решается в тот же день. Чаще всего руководитель подготавливает бумаги после устного обращения работника.

Оформление ксерокопированного документа

Копия трудовой книжки не может быть оформлена самостоятельно ее владельцем.

При проведении процедуры должны быть соблюдены правила. Их выполнение возлагается на работодателя или на нотариуса. Ксерокопированию подлежат все страницы документа. Их актуальность должна быть подтверждена заверением. Процедура проводится руководителем или его доверенным лицом. На каждом листе нужно поставить соответствующую запись о том, что копия верна, под которой должна стоять подпись руководства, его инициалы, дата события и печать. Она может быть основным элементом предприятия или предназначена для использования только кадрового сотрудника.

Если субъект предпринимательства осуществляет деятельность без печати, то при заверке документа необходимо отразить эту информацию и сделать пометку о том, что заверенному нужно верить без печати.

В нижней части листа следует указать, что на момент оформления документа, человек является работником предприятия. Если требуется заверение копии трудовой документации неработающего лица, то этот вопрос может быть решен только нотариально.

Читайте также:  Как оформить внутреннее совместительство у одного работодателя

Следует отметить, что нужно копировать не только листы, где сделаны записи о фактах трудоустройствах, но и страницы с отображенной информацией о вознаграждениях и о взысканиях. Следует откопировать и первый лист, на котором сведения о персональных данных владельца документа. На уже оформленном документе необходима дополнительная запись о том, где хранится его оригинал. Это может быть личное дело работника, сейф или отдел, в котором работает ответственное лицо.

Если копия оформлена не по правилам, то она не будет принята представителем уполномоченного органа, поэтому чтобы не терять своего времени, человек должен заранее узнать, какие требования предъявляются к заверке конкретного типа бумаги.

Срок действия копии трудовой книжки

Любая заверенная ксерокопированная версия документа действует на протяжении ограниченного временного периода. Применяемые ограничения обусловлены тем, что по истечении определенных сроков, поданная информация может быть не актуальна, а для оценки уполномоченным органом характеристики заявителя, она играет решающую роль. В законодательных актах отсутствует регламент, охватывающий вопрос, сколько действительна копия трудовой книжки. Каждая организация устанавливает свои правила. При их установлении учитывается, для чего необходим документ и так ли критичны для принятия решения по заявке трудовые данные человека.

Для банка

В каждой банковской организации установлены свои правила, имеющие отношения к предоставленной документации. Копия трудовых документов запрашивается финансовыми структурами при оформлении ипотеки или кредита в большом размере. Она необходима, чтобы сотрудники банка, в целом оценивая параметры обратившегося лица, смогли убедиться в том, что человек имеет постоянное место работы и его можно отнести к платежеспособной категории, что минимизирует риски невозврата средств.

image Образец заверения последнего листа копии документа

В условиях, выдвинутых к сбору документов и к оформлению кредитного продукта, должны содержаться позиции, охватывающие сроки их действия. В обязанности банка входит уведомление потенциального клиента о том, сколько действуют заверенные копии документов. Многими учреждениями устанавливается месячный срок действия бумаг после их заверения. При выдаче больших денежных сумм под проценты, банковское заведение может уменьшить срок актуальности бумаг. К примеру, для ипотеки, он соответствует двум неделям. После истечения этого срока документы теряют свою силу и их предъявителю откажут в предоставлении кредита.

Читайте также:  Статья утрата доверия ТК РФ

Некоторые банковские структуры выдвигают требования о минимальном периоде действия копии, сокращаемый до трех дней, за которые нужно успеть оформить кредитный продукт. Чтобы обезопасить себя, многие финансовые учреждения требуют заверения документации с отображением информации, что она актуальна до тех пор, пока человек не увольняется с предприятия, которое принимало участие в мероприятии.

Для миграционной службы

Для оформления заграничного паспорта человеку необходимо обратиться в миграционную службу. Ее представители ознакомят претендента на получение документа с перечнем документации для предоставления с целью проведения его оценки. Одной из составляющих пакет бумаг, является копия трудовой книжки. Ее подача актуальна только для совершеннолетних граждан, не являющихся пенсионерами. Если человек является безработным, то ему понадобится копия документа, в котором отражены сведения о предыдущем месте трудоустройства. Она должна быть заверена нотариусом.

Копия трудового документа для службы актуальна месяц. Если ее срок подходит к концу, а миграционный орган еще не оформил заграничный паспорт, то представители уполномоченного учреждения уведомят об этом человека, которому придется продлить срок. Для этого ему необходимо повторить процедуру заново или инициировать дублирование сверху подписи руководителя и печати организации. Бумаги с продленным сроком действия не должны вызывать сомнения у представителей службы при условии разборчивого написания на них текстовой части.

Для других учреждений

При получении визы в посольстве, также предоставляется копия трудового документа. Она оформляется по общим правилам, однако некоторые страницы потребуется перевести на иностранный язык. Ко всем бумагам из пакета предъявляются одинаковые сроки действия, соответствующие трехмесячному периоду.

Ксерокопированная версия книжки, требуемая для предъявления в службе социальной защиты, запрашивается при оформлении различного вида пособий и выплат. Она актуальна на протяжении месячного периода. Этот же срок применяется для документа, подаваемого в составе пакета бумаг при судебных разбирательствах или при усыновлении.

Выводы

Трудовой документ работающего человека может быть предоставлен на рассмотрение уполномоченных органов только в ксерокопированном виде.

Должны быть откопированы все страницы документа, каждая из которых подлежит заверению. Обязательным элементом операции является указание даты ее проведения. От нее ведется отсчет при определении сроков действия документов. Обычно они устанавливаются как месячный период, однако в случае решения щепетильных вопросов, имеющих отношение к крупным денежным суммам, параметр может быть сокращен. Не применяются ограничения к заверенным документам в случае, если процедура проведена нотариусом. Такие бумаги считаются действительными до момента внесения в них новой записи.

image Законодательные новшества

После окончания срока действия копии бумаги она становится недействительной. Чтобы восстановить ее актуальность, необходимо обратиться к лицу, которое производило первичное оформление. Человек может инициировать проведение новой процедуры или продлить время действия уже составленного документа.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий