График отпусков на 2019 год: порядок составления, заполнения и утверждения, скачать образец

В соответствии с Трудовым законодательством РФ работникам ежегодно предоставляются оплачиваемые отпуска.

В какой очередности работники организации будут уходить в отпуск, определяется графиком отпусков.

Статьей 123 Трудового кодекса РФ установлено, что составление графика отпусков является обязанностью работодателя, а работник в свою очередь обязан его соблюдать.

Итак, график отпусков – это документ, содержащий информацию о датах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам организации.

Кадровая служба ежегодно не позднее чем за две недели до наступления очередного календарного года обязана составить и представить к утверждению работодателем график отпусков на следующий год.

Если в организации образован профсоюз, то обязательным является мнение данного органа при составлении графика отпусков.

Многие кадровые работники задают вопрос: необходимо ли составлять приказ об утверждении графика отпусков?

Законодательство не содержит требования об обязательном составлении приказа об утверждении графика отпусков.

Кроме того, унифицированной формой графика отпусков № Т-7 предусмотрено его утверждение непосредственно руководителем организации («гриф утверждения») без издания соответствующего приказа.

Что необходимо учитывать при составлении графика отпусков:

  • в график включаются все работники организации, в том числе и те, кто работает в данной организации по совместительству;
  • работники, которые приняты уже после утверждения графика отпусков, в график не вписываются (т.е. вносить изменения в утвержденный график не нужно). Таким работникам отпуск будет предоставляться по их заявлению по истечении 6 месяцев работы.
  • при составлении графика необходимо учитывать законодательство – какие льготы по предоставлению отпуска и кому предоставляются, а также характер работы организации и в обязательном порядке – пожелания работников.

Бланк графика отпусков

Для составления графика отпусков предполагается специальная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Это унифицированная форма первичной документации.

График составляется в одном экземпляре и действует в течение одного календарного года.

image

Посмотрите ментальную карту “Действия при утрате паспорта”, о том куда необходимо обращаться с заявлением о пропаже

Или узнайте ЗДЕСЬ о ваших потребительских правах

Образец заполнения графика отпусков

image

  • В строке «Наименование организации» указывается наименование в соответствии с учредительными документами. Если у организации есть сокращенное наименование, то сначала пишется полное наименование, а затем в скобках указывается ее сокращенное название.
  • Код организации по ОКПО указывается в виде числа из восьми символов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
  • Строка «Мнение выборного профсоюзного органа» заполняется, если в организации существует профсоюз. В этом случае указывается номер и дата документа, в котором профсоюз выразил свое мнение при планировании отпусков работников.
  • Утверждение графика. График отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизит «Гриф утверждения» содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утвердившего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения.
  • Номер документа. Порядковый номер, нумерация присваивается кадровой службой.
  • Дата составления графика: указывается цифрами в следующем порядке – день, месяц, год. В следующем столбце указывается, на какой год составлен график.

Таблица графика:

Номер

графы

Наименование графы

Информация

1

Структурное подразделение

Структурные подразделения организации указываются согласно штатного расписания.

2

Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию

Указывается наименование должности работника в точном соответствии со штатным расписанием организации.

3

Фамилия, имя, отчество

Данные о работнике пишутся полностью без сокращений.

4

Табельный номер

Указывается табельный номер работника, который кадровая служба присваивает при приеме на работу.

5

Количество календарных дней отпуска

Здесь указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работнику. При исчислении общей продолжительности отпуска дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Если в прошлом году работник не использовал отпуск (часть отпуска) это должно быть отражено в данной графе. (пример «28 дн + 8 дн за 2013г.»)

6

Заплани­рованная дата отпуска

Указывается дата цифрами – число, месяц, год.

7

Факти­ческая дата отпуска

Данная дата проставляется от руки после окончания отпуска работника.

8

Перенесение отпуска основание

Здесь указывается документ, на основании которого переносится отпуск (заявление работника, приказ руководителя).

9

Дата предполагаемого отпуска

Указывается дата цифрами – число, месяц, год.

  • Графы с 1 по 6 заполняются до начала календарного года при составлении графика отпусков.
  • Графы с 7 по 10 заполняются (от руки) по мере предоставления работникам отпусков.
  • Подпись. График отпусков подписывается работником кадровой службы с наименованием его должности и расшифровкой подписи.

Ознакомление работников с графиком

Работник должен быть ознакомлен с графиком отпусков под роспись не позднее, чем за две недели до его начала – таково требование законодательства.

Кадровая служба может завести журнал для ознакомления с графиком отпусков, либо отдельный лист ознакомления, кроме того можно дополнить график отпусков графой 11 «ознакомление работника».

В любом из этих документов работник должен поставить свою подпись, означающую, что он ознакомлен и согласен с графиком отпусков.

Вся необходимая информация, касающаяся составления, заполнения и утверждения графика отпусков на очередной год, содержится в ст. 123 ТК РФ — в данной статье разберемся, как правильно составить и утвердить данный документ на 2021 год, а также предлагаем скачать бесплатно бланк и заполненный образец расписания в формате excel.

Обязательно ли составлять график отпусков на 2021 год?

В ст.123 ТК РФ говорится о том, что очередность ухода в ежегодные отпуска на предприятии должно определяться графиком, который составляется ежегодно.

Сроки составления — не позднее, чем за 2 недели до наступающего года. На 2021 года, график нужно заполнить и утвердить до 17 декабря 2020 года включительно.

В Трудовом кодексе не уточняется, обязательный это документ для всех компаний или нет, поэтому по умолчанию оформить график дожны все предприятия, имеющие наемных работников.

Исключением может быть организация, где один работник — сам директор, который и является учредителем общества. Также свой отпуск могут не планировать ИП без работников, так как смысл в этом теряется.

Если же есть персонал в компании, кроме руководителя, то нужно составить график, определив отпускные сроки.

Работодатель обязан предоставлять всем сотрудникам оплачиваемые отпуска ежегодно, а потому должен заранее определять, в каком порядке они будут отдыхать в следующем году. Отсутствие графика является нарушением положений ст.123 ТК РФ, где сказано, что этот нормативный акт является обязательным как для сотрудников, так и для руководства компании.

После составления и утверждения расписания возможно внесение изменений в течение следующего года, выполняется это при наличии оснований в виде заявления, приказа.

Правила составления по ТК РФ

Четких правил формирование графика отпусков Трудовой кодекс не содержит, но говорится о следуюдщем:

  • составить его нужно до 17 декабря включительно на следующй год;
  • утвердить в соответствии с порядком, установленным для всех локальных актов по ст.372 ТК РФ;
  • при составлении учитывать пожелания работников;
  • при наличии профсоюза обязательно согласовывать составленное расписание с его представителями;
  • в график нужно включать всех сотрудников, с которым заключен трудовой договор на момент составления акта;
  • включать нужно как основую часть оплачиваемого отпуска, так и дополнительную (за вредность, ненормированный труд и т.д.).

По поводу формы оформления графика в ТК РФ ничего не говорится. Ранее широко применялась унифицированная форма Т-7, где уже содержатся необходимые строки и графы, достаточно последовательно внести всех сотрудников в табличную часть и указать сроки отпусков.

Сейчас типовые бланки не обязательны к применению, каждое предприятие может разработать свою удобную форму, которая позволит отразить все особенности компании.

Стандартная продолжительность ежегодного отпуска — 28 календарных дней, их можно делить на любое число отпускных периодов, но с условием, что одна из частей — не мнее 14 календарных дней.

Важно отнестись ответственно к составлению графика отпусков, так как его наличие позволит определить очередность ухода сотрудников на отдых и оптимизировать рабочий процесс в соответствии с этим расписанием. Сотрудники также смогут планировать свой отдых заранее, что очень удобно.

Составление графика обычно задача достаточно сложная, если сотрудников много, и все они хотят отдыхать летом или в начале осени. Работодателю важно учитывать интересы как всех сотрудников, так и свои. Следует обращать внимание, в какое время года сотрудники отдыхали в предыдущих годах. Кроме того, нужно учитывать и интересы самой компании и производственную необходимость.

Задача — найти оптимальное решение в распределении отпускных периодов персонала, чтобы все остались довольны.

Ответственным за выполнение данной функции обычно назначается специалист кадрового отдела, так как документ относится к разряду кадровых.

Если для заполнения применяется форма Т-7, то нужно заполнить первые 6 граф таблицы:

  • 1 — подразделение, где работает сотрудник;
  • 2 — его должность;
  • 3 — его ФИО полностью;
  • 4 — его табельный номер;
  • 5 — количество дней отпуска в календарном измерении;
  • 6 — дата начала отпуска, которая запланирована на следующий год.

Если у сотрудника отпуск разбит на несколько частей, то указывают сроки для всех частей.

Форму Т-7 нужно заполнить по предприятию в целом, в верхней части указать название компании, номер документа, дату его составления, год, на который формируется график. Также в верхней части ставятся отметка об утверждении руководителем и мнению профсоюзного органа.

Подписывает составленный график руководитель кадровой службы.

Если для оформления применяется свой форма, то ее нужно разработать, дать ей название «График отпусков», закрепить в приказе по учетной политике, после чего ежегодно применять для заполнения.

Пошаговый алгоритм действий сотрудника кадровой службы при формировании графика отпусков на 2021 год:

  • в декабре 2020 года сотрудник кадровой службы собирает пожелания сотрудников относительно отпусков, если он разбивается на несколько частей, то нужны заявления от работников о разделении отпусков;
  • заполняется типовая форма Т-7 или своя разработанная форма графика с учетом всех пожеланий;
  • составленное расписание подписывается руководителем кадровой службы;
  • если в компании есть профсоюзный орган, то график направляется для согласования его представителям, который в срок до 5 дней должен рассмотреть его и выдать свое решение;
  • график утверждается приказом руководителяд от 17 декабря 2020 года, о чем ставится отметка на его бланке;
  • составленное расписание доносится до сведения всех сотрудников под роспись — возможно в форме уведомления, можно в таблицу добавить еще одну графу, где работники будут ставить подпись, можно составить лист ознакомления — главное ознакомить работника о начале отдыха не позднее, чем за 2 недели.

Заполненный и утвержденный график обязателен для исполнения как работниками, так и работодателем. Если нужно вносить изменения, то делается это всегд на основании приказа.

Кто имеет первоочерденое право?

Есть категория работников, которые имеют особые права на предоставление отпусков:

  • беременные женщины — могут пойти в отпуск перед декретом (ст.122 ТК РФ);
  • работник, у которого жена находится в отпуске по беременности и родам, может в любое время этого декрета попросить отпуск (ст.123 ТК РФ);
  • работник, работающий на Крайнем Севере, вправе попросить отпуск для сопровождения ребенка до 18 лет к месту поступления в учебное заведение;
  • один из родителей ребенка с инвалидностью;
  • работники, у которых многодетные семьи (3 и более ребенка) в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
  • несовершеннолетние сотрудники до 18 лет;
  • совместители вправе пойти в отпуск в то же время, как и на основной работе;
  • работник, имеющий мужа (жену) военнослужащего, которому предоставлен отпуск, вправе пойти отдыхать в то же время;
  • Почетные доноры России.

Все указанные категории работников имеют право на предоставление отпуска на основании их заявления.

Скачать бесплатно бланк и образец заполнения в excel

Скачать бланк графика отпусков форма Т-7.

Скачать образец заполнения на 2021 год в excel.

Порядок утверждения

Утверждать график отпусков нужно по правилам, изложенным в ст. 372 ТК РФ.

Если в организации есть профсоюзный орган, то обязательно направление проекта для согласования его представителям. Выборный орган обязан рассмотреть полученный акт в течени 5 рабочих дней, после чего вынести свое мотивированное решение — согласие или несогласие.

В случае согласия составляется приказ об утверждении, его номер и дата проставляется на бланке графика отпусков. С этого момента документ считается утвержденным.

В случае несогласия работодатель обговаривает спорные моменты с представителями профсоюза, если договоренности так и не будут достигнуты, то оформляется протокол об этом, и руководство утверждает график в том виде, как есть, а профсоюзный орган вправе его оспаривать через Трудовую инспекцию или суд.

До какого числа утвердить?

Крайний срок утверждения графика на очередной год — за 2 недели до его начала. Это прописано в ст. 123 ТК РФ.

На 2021 год график отпусков нужно подготовить в срок до 17 декабря 2020 года — это крайняя дата утверждения.

Срок хранения

Хранить график отпусков теперь нужно дольше — не 1 года как было ранее, а 3 года.

Новые сроки хранения прописаны в ст. 453 Перечня, утвержденного Приказом Росархива №236 от 20.12.2019.

То есть даже в случае завершения года, на который составлен график, все равно его нужно будет хранить в архиве еще 2 года.

Штраф за отсутствие

График отпусков — это обязательный документ, необходимый для грамотной организации рабочего процесса и минимазации претензий работников в отношении их отпускных периодов.

Если в компании не будет данного документа, то может последовать административная ответственность на основании ст. 5.27 КоАП РФ.

Размеры штрафов за отсутствие графика при первичном выявлении нарушения:

  • 1000 — 5000 руб. — для директора компании;
  • 30000 — 50000 руб. — для самой организации.

Размеры штрафов при повторном выявлении:

  • 10000 — 20000 руб. — для руководителя (или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет);
  • 50000 — 70000 руб. — для компании.

Чтобы избежать риска назначения подобных штрафных санкций, лучше потратить время на составление графика, который к тожу же облегчит жизнь как самому предприятию, так и его работникам.

График отпусков — обязательная составляющая документооборота любого предприятия. Оформление этого документа обязательно для любой организации, независимо от численности персонала. Фактически, правильно составленный и утверждённый график предотвращает любые споры по поводу очерёдности ухода сотрудников в обязательные отпуска, является гарантом соблюдения Трудового Кодекса и оптимизации производственных процессов.

Что это такое

График отпусков представляет собой документально оформленный нормативный акт, регулирующий порядок ухода в отпуска сотрудников предприятия. Составление этого документа решает следующие производственные вопросы:

  1. Соблюдение правил расчёта и начисления отпускных выплат сотрудникам;
  2. Замена отпускника другим сотрудником;
  3. Контроль над своевременным предоставлением и использованием обязательных отпусков.

Внимание! Составленный и утверждённый график доводится до всех сотрудников компании под роспись.

Кто занимается составлением

Это зависит от штата организации. Например, в небольших компаниях этим вопросом занимается кадровая служба или бухгалтерия. На крупных предприятиях с большим количеством структурных подразделений, графики отпусков составляются начальниками цехов или отделов, после чего, уже заполненные документы передаются менеджеру по персоналу.

В любом случае, график отпусков не составляется в приказной форме. Уполномоченные лица дают своим подчиненным возможность самостоятельно распределить отпуска с учётом личных пожеланий. Эти данные вносятся в график и передаются кадровикам.

Как оформляется

График отпусков составляется на унифицированном бланке формата Т-7. Это общепринятая форма, обязательная для всех организаций коммерческой и бюджетной сферы деятельности. Впрочем, закон не запрещает компаниям использовать иные формы документа, разработанные для внутреннего использования.

Бланк унифицированной формы Т-7

Основные принципы

Несмотря на то, что составляется график на бланке установленного образца, порядок ухода сотрудников в отпуска устанавливается внутренним распорядком предприятия. Вполне естественно, что установленные правила и внутренние нормативные акты не могут противоречить положениям Трудового Кодекса.

Касательно составления графика отпусков, большинство предприятий придерживается следующих правил:

  1. Назначается ответственное за составление графика лицо;
  2. Определяется период, в течение которого работники высказывают свои пожелания;
  3. Устанавливаются сроки, когда начальники подразделений передают графики ответственному лицу;
  4. Определяются сроки подачи графика руководителю компании.

Во избежание трудовых споров и разногласий, устанавливаются дополнительные условия предоставления отпусков. Например, в общеобразовательных учреждениях, большинство сотрудников отправляются отдыхать летом. Кроме этого, регулируются моменты, исключающие одновременный уход в отпуска начальника подразделения и его заместителя.

Если график отсутствует

В этом случае, виновных привлекают к административной ответственности. Наказание назначается в виде денежного штрафа:

  1. Должностным лицам и ИП — 1 000-5 000 рублей;
  2. Организациям — 30 000-50 000 рублей.

Читать так же:  Компенсация за найм жилья работнику

Правила составления графика отпусков

Рассмотрим ключевые аспекты, касающиеся оформления этого документа.

Когда составляется

Жестких требований в данном вопросе закон не предусматривает, поэтому распределять отпуска можно сразу после наступления нового года. Однако законодатель устанавливает временные рамки утверждения документа: максимум за 2 недели до завершения текущего года.

С учётом этих требований, график отпусков на 2021 год должен быть составлен, утверждён руководителем и доведен до всех сотрудников предприятия не позднее 17 декабря 2021 года.

Что включают в документ

График отпусков обязательно охватывает такие моменты:

  1. Перечень сотрудников — весь персонал предприятия, работающий по трудовому договору;
  2. Продолжительность отдыха — учитывается обязательный и дополнительный отпуск, в том числе, дни, не использованные за прошлые периоды;
  3. Дата — обычно указывается день или месяц, когда сотрудник отправляется отдыхать;
  4. Деление — если отпуск берётся дробными частями, этот нюанс также отображается в графике;
  5. Включение льготников — делаются отметки сотрудников, которые обладают внеочередным правом отдыха.

Кто утверждает

Это обязанность руководителя компании. Здесь нужно учитывать, что с утверждённым графиком нужно ознакомить всех сотрудников предприятия.

Что отображается в графике

Графа Заполнение
1 Полное наименование цеха или отдела, где работает сотрудник
2 Занимаемая должность согласно штатному расписанию
3 Фамилия имя и отчество отпускника
4 Табельный номер по кадровым ведомостям
5 Продолжительность отдыха, исчисляемая календарными днями
6 Дата ухода в отпуск
7 Дата выхода на работу
8 Сведения об изменении вышеуказанных дат
9 Новая дата ухода/выхода
10 Дополнительная информация

Образец приказа на составление графика отпусков Образец приказа на утверждение составленного графика

Приоритетные права отдельных категорий сотрудников

Положения ТК РФ предусматривают возможность внеочередного предоставления отпусков отдельным сотрудникам предприятий. Воспользоваться этим правом могут:

  1. Жёны военнослужащих — закон допускает предоставление отпуска одновременно с супругом;
  2. Работники по совместительству;
  3. Лица, не достигшие 18-летнего возраста;
  4. Женщины, находящиеся в декрете;
  5. Мужчины, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам.

Продолжительность отпусков

Согласно положениям ст. 122 ТК РФ, работодатели предоставляют своим сотрудникам отпуска ежегодно. Продолжительность обязательного оплачиваемого отдыха составляет 28 календарных дней. При этом закон допускает продление времени отпуска для отдельных категорий граждан: инвалидов, ветеранов, несовершеннолетних.

Здесь нужно уточнить, что использовать отпуск можно сразу или частично. При дробном использовании, одна из частей не может быть меньше 14 суток. Разделение обязательного отпуска на части, возможно, только по обоюдному согласию руководителя и сотрудника.

Статья 122 Трудового кодекса РФ «Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков»

Длительность дополнительных отпусков

На дополнительные отпуска могут рассчитывать сотрудники:

  1. Задействованные на вредных и опасных для здоровья/жизни производствах;
  2. Работающие в условиях ненормированной трудовой занятости;
  3. Работающие на Крайнем Севере либо районах с аналогичными климатическими условиями.

На основании ст. 117 ТК, минимальный дополнительный отпуск для перечисленных категорий не может быть меньше 7 дней. Верхняя временная граница законом не установлена, поэтому данный аспект регулируется внутренними нормативными актами предприятия.

Читать так же:  ​​Договор переуступки прав требования

Статья 117 Трудового кодекса РФ «Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда»

Как вносить изменения и дополнения в утверждённый график

Если возникает производственная необходимость, отпуск сотрудника может быть перенесён на другое время. Отметим, что такое действие возможно только с согласия работника: директор не может заставить это сделать в приказном порядке.

Если консенсус достигнут, изменения вносятся в графы документа под номерами 7-10. Добавим, что хотя унифицированная форма графика отпусков не предусматривает такого пункта, сотрудник должен ознакомиться с изменениями, и заверить своё согласие личной росписью.

Дополнять график отпусков при приёме на работу новых сотрудников, руководитель предприятий не обязан, хотя закон этого не запрещает. Отпуска для новичков обычно предоставляются после написания заявления.

Хранится график в течение срока своего действия. Например, если в документе утверждены отпуска работников на 2021 год, срок хранения истекает 1 января 2022 г.

Код отпуска в табеле учёта

Рассмотрим более подробно.

Характер отпуска Буквенная кодировка Числовая кодировка
Основной ОТ 09
Дополнительный (оплачиваемый) ОД 10
Без сохранения з/п на усмотрение руководителя ДО 16
Без сохранения з/п в силу требований законодательства ОЗ 17
Дополнительный (неоплачиваемый) ДБ 18
По беременности и родам Р 14
По уходу за ребёнком ОЖ 15
Учебный (оплачиваемый) У 11
Учебный (неоплачиваемый) УД 13

Пример заполнения табеля учёта

Нюансы

В табеле учёта, выходные, пришедшиеся на период отпуска, всегда отмечаются литерой «В»: эти дни не учитываются при расчёте общей продолжительности отпуска.

Если сотрудник заболел, возможно, что придётся вносить исправления в заполненный табель. Это применяется в ситуациях, когда дни болезни не добавляются к текущему отдыху, а переносятся на другой период.

Всем известно, что ежегодный оплачиваемый отдых сотрудника является его неукоснительным правом в соответствии с ТК РФ. При этом очередность ухода в него устанавливается специальным документом — графиком отпусков.

Ответственность за своевременное оформление отпускного времени подчиненного лежит на работодателе. Поэтому ежегодно нужно планировать отпускное время персонала и заполнять форму Т-7.

Содержание

Обязателен или нет по ТК РФ?

Трудовой кодекс РФ определяет главное значение графика — фиксирование последовательности предоставления отпуска сотрудникам предприятия. Утвержденный документ исполняется как работодателем, так и подчиненными. Образец на 2019 год можно скачать здесь.

Важно! График отпусков составляется в обязательном порядке для всех юридических лиц (вне зависимости от численности штата). Его отсутствие считается несоблюдением норм КоАПа РФ.

Меры ответственности за отсутствие документа, обозначенные в статье 5.27 КоАП:

  • должностные лица несут материальную ответственность в размере от 1 до 5 тыс.руб.;
  • юридические лица могут подвергнуться санкциям от 30 до 50 тыс.руб. или приостановление хозяйственной деятельности до 90 суток.

Но категория индивидуальные предприниматели-работодатели в соответствии с письмом Роструда от 20 декабря 2011 г. №3683-6-1 могут данный документ не оформлять. Отпуск своим сотрудникам индивидуальный предприниматель оформляет в порядке, оговоренном с подчиненными. Но график отпусков не будет считаться ненужной бумагой, если его все-таки составили.

ИП также, как и остальные работодатели несет ответственность перед законом о своевременности и необходимой продолжительности предоставления сотрудникам отдыха.

image Обязателен ли данный бланк для малых предприятий?

Субъекты малого предпринимательства, которых можно отнести к микропредприятиям также могут не составлять данный документ.

По закону №348-ФЗ от 03.07.2016 малые предприятия освобождены от необходимости оформлять локальные внутренние акты, которым является график отпусков.

Однако тут есть важное условие: если микропредприятие не составляет расписания очередности отдыха, то данное условие нужно включить персонально в трудовой договор, заключенный с каждым сотрудником.

То есть работодатель в любом случае должен документально закрепить порядок предоставления отдыха — либо в графике, либо в трудовом договоре.

На самом деле, проще оформить форму Т-7 один раз в год, чем вносить дополнительные условия в трудовые договора с персоналом.

Поэтому на практике обычно малые предприятия все-таки составляют график.

Для чего нужен в организации?

Зачем организациям нужно оформлять данный бланк:

  • составления графика работодателю позволяет не «забыть» предоставить ежегодные отпуска подчиненным, а они, в свою очередь, не «забудут» ими воспользоваться;
  • устанавливается очередность отдыха специалистов с учетом наиболее оптимального замещения временно отсутствующих коллег, позволяющая обеспечить непрерывность производственного процесса;
  • планируемая последовательность ухода в отпуска сотрудников необходима для формирования фонда оплаты труда на определенный период времени и налоговых отчислений;
  • другие цели определяются индивидуально для каждого работодателя.

Можно ли отказаться?

image Отказаться от составления ежегодного расписания могут только:

  • микропредприятия, предусмотрев порядок и сроки предоставления отдыха в трудовых договорах;
  • физические лица — работодатели.

Все прочие организации, использующие наемный труд, обязаны каждый год распределять уход персонала в очередной отпуск. Работник должен знать, когда он сможет отдохнуть.

Важно! Планировать отдых сотрудников — это прямая обязанность работодателей и отказаться от этого они не могут.

Когда должен быть составлен на следующий год?

Для средних и крупных организаций составление графика отпусков процедура длительная. Перед его составлением требуется начальникам отделов собрать информацию со своих подчиненных, а затем все данные передать кадровому специалисту. Только после этого кадровик формирует итоговую таблицу.

Предельная дата составления графика отпусков прописана в действующем законодательстве — не позднее 2-х недель до наступления нового календарного года.

Срок составления графика на 2019 год — 15.12.2018 г. или раньше. Так как 16 и 17 число декабря 2018 г. выпали на выходные дни, последняя дата составления документа — пятница 15 число (пятидневная рабочая неделя). Не утвердив график в положенные сроки, работодатель обрекает себя на наложение финансовых санкций.

Как сделать расписание — пошаговые действия

Пошаговый порядок составления графика следующий:

  1. Проведение опроса сотрудников.
  2. Планирование отпускных дат с учетом пожеланий персонала и возможностей компании.
  3. Заполнение формы Т-7.
  4. Согласование с профкомом и составление мотивированного мнения.
  5. Утверждение директором.
  6. Проведение ознакомления с работниками, например, с помощью сбора подписей на отдельном листе.

image Мнение работников при составлении расписания учитывается обязательно.

Также оцениваются прошлые года, в какое время предоставлялся отпуск.

Анализируются рабочие возможности организации, процесс труда не должен прерываться или замедляться.

По факту оценки совокупности всех факторов готовится график.

Какую форму использовать?

Еще совсем недавно все предприятия оформляли график по одной унифицированной форме Т–7.

Сейчас применять для составления расписания отпусков работников только утвержденный бланк необязательно.

Важно! Кадровый специалист может разработать и заполнить свой бланк с таким же названием и предназначением.

На практике чаще не изобретают велосипед, а используют привычный бланк Т-7.

Как правильно заполнить по Трудовому кодексу РФ?

Заполнение графика (по форме Т-7) начинается с обозначением полного названия юридического лица или ФИО индивидуального предпринимателя. Справа, в углу располагается ячейка для заполнения кода ОКПО, присвоенный компании по справочнику.

При наличии профсоюзной организации в левой части бланка указываются реквизиты документа, выражающее мнение данного органа. Образец мотивированного мнения при согласовании графика с профсоюзом можно скачать здесь.

Затем вписывается номер документа и дата его составления. Рядом прописывается период действия расписания отпусков (год).

График утверждается главой компании или ИП. В правой части листа проставляется автограф руководителя, его должность, расшифровка подписи, а также дата утверждения графика (не позднее установленного срока).

Унифицированная форма представлена в виде таблицы, в которой 10 граф. Заполнять на начальном этапе оформления нужно не всю таблицу, а лишь ее первые 6 граф. 7 столбец заполняется по факту ухода в отпуск, 8 и 9 используется для внесения изменений, 10 — для примечаний и пояснений.

image Оформление данной таблицы по правилам нормативно-правовой базы следующее:

  • 1 — подразделение, где сотрудник осуществляет трудовую деятельность;
  • 2 — название должности в соответствии со штатным расписанием;
  • 3,4 — ФИО работника и его табельный номер;
  • 5 — общая продолжительность отпуска, на которую может рассчитывать специалист;
  • 6 — предполагаемая дата выхода в отпуск, в этом поле пишут тот день, когда должен начаться отдых сотрудника с учетом проведенного предварительного анализа;
  • 7 — реальный день оформления работнику отдыха, проставляется на основании заполненного приказа Т-6;
  • 8 — заполняется при необходимости переноса отпуска, указываются реквизиты соответствующего приказа;
  • 9 — дата согласованного начала перенесенного отдыха;
  • 10 — графа предназначена для записывания примечаний о переносе отдыха, отзыве или иной подобной информации.

В 10 графе также проставляются личные ознакомительные подписи сотрудников и дата прочтения документа. Роспись, подтверждающая ознакомление с документом еще может быть оформлена в отдельном документе — листе ознакомления.

В бланк вносятся все те лица, которые работают в организации на текущий момент, при этом не отражают декретниц и работающих по договорах ГПХ.

Если в течение года, на который составлен документ, приняты новые сотрудники, то можно либо составить на них дополнение, либо нигде не отражать дату их отдыха, предоставив его по заявлению работника.

Кто подписывает заполненный бланк:

  • руководитель кадровой службы;
  • директор предприятия;
  • все сотрудники, если в листе предусмотрена графа в таблице для ознакомления работников с датами начала ежегодного отпуска.

Всегда ли должны сотрудники расписаться в форме Т-7? Нет, не обязательно собирать подписи в самом графике, можно подготовить отдельный лист ознакомления.

Нужно ли ставить печать на графике? Печать на внутренние документы предприятия не ставится, а график отпусков относится к локальным бумагам предприятия.

По общим правилам печать служит дополнительным подтверждением полномочий лица, подписавшего бланк, для внешних контрагентов. Реквизит печати не содержится на унифицированном бланке Т-7.

Если же работодатель применяет собственную форму, то он вправе предусмотреть на ней печать.

Как выглядит типовой бланк графика можно посмотреть ниже, также предоставлена возможность бесплатно скачать актуальную форму в формате excel.

Скачать бланк действующей формы Т-7

Ниже представлена в формате excel типовая форма Т-7, которую можно использовать для составления графика. Допускается скорректировать данный бланк по своему усмотрению или разработать свой.

Если используется собственная форма, то ее нужно закрепить в учетной политике.

Скачать бесплатно бланк графика форма Т-7 в excel — ссылка.

Образец заполнения на 2019 год

Ниже предлагаем скачать заполненный пример составления графика на следующий год по унифицированной форме Т-7.

Скачать заполненный образец расписания предоставления очередных оплачиваемых отпусков — excel.

image

Сколько лет и где хранится в организации?

image Документы, связанные с организацией трудовой деятельности сотрудников, обязательно хранятся на предприятии.

Срок хранения в соответствии с 693 пунктом Перечня архивных документов составляет 1 год после завершения своего действия.

Следуя нормам перечня, датой начала исчисления хранения документации считается 1 января года, следующего за годом отображенном в документе.

Важно! График, заполненный на 2019 год, можно будет уничтожить не раньше 01.01.2020 г. Необходимо иметь его в наличии весь 2019 год.

Документ с личными сведениями подчиненных должен хранится:

  • в металлических или мебельных шкафах, ящиках, которые закрываются на ключ;
  • на полках специальных помещений с ограниченным доступом для третьих лиц.

Уничтожение осуществляется путем составления акта с описью документов с истекшим сроком хранения.

Процесс ликвидации бумаг происходит сжиганием или разрезанием в шредере, чтобы документ, содержащий персональные данные сотрудников не попал во внимание к третьим лицам.

Типичные ошибки при оформлении

Наиболее часто встречающиеся ошибки в составлении графика отпусков при проведении проверки контролирующими органами:

  1. График утвержден в более поздние сроки. Трудовым кодексом четко обозначены временные пределы утверждения документы — за 2 недели до наступления следующего года. Следовательно, если срок выпадает на выходные дни, то день утверждения расписания отпусков нужно перенести на предшествующий рабочий день. Разработкой проекта документа можно начать заниматься еще с осени.
  2. Использование свободного, а не унифицированного бланка. Тем не менее ФЗ-402 не запрещает вносить корректировки в унифицированные формы. Но бланк Т-7 включает в себя все нужные данные и что-либо менять нет смысла. Постановлением Госкомстата России под номером 1 от 5 января 2001 г. сказано о приведении к общему стандарту учетной документации по труду и его оплате.
  3. image В графике фиксируется только месяц, в котором работник предположительно выйдет в отпуск. В Трудовом кодексе (статья 123) указывается, что подчиненный должен быть уведомлен за 2 недели до начала отдыха. Границы четко обозначены законодателем, а время выхода в отпуск нет. Когда же его нужно уведомлять без фиксирования конкретной даты начала? Таким образом, необходимо указывать конкретную дату начала отпуска при составлении плановых показателей.
  4. При заполнении применяются сокращения. На деле зачастую встречаются ситуации, когда должность начальника сокращается или вовсе пишется не полностью, вместо руководителя того или иного подразделения пишут начальник отдела, вместо генерального директора пишется просто директор, ведущий специалист сокращается до «вед.специалист». На первый взгляд замечания несущественные, но при возникновении спорных ситуаций даже малейшие недочеты могут оказаться очень весомыми.

Важно! Все должности трудящихся должны указываться в соответствии со штатным расписанием организации.

  1. В графике указывается только основной отпуск (на 28 календарных дней). Ошибка очень значительная. Некоторым категориям сотрудников положен еще и дополнительный отпуск, ежегодные выходные дни, оплачивающиеся за ненормированный рабочий день. Очень внимательно надо отнестись к наличию возможных льгот у трудящихся, указанных в локальных актах предприятия или других документах. Какие-то моменты следует уточнить у коллеги, все льготы должны быть подтверждены документально.
  2. В расписании указаны выходные дни, которые не имеют отношения к оплачиваемому отдыху. К примеру, обозначен период отпуска без оплаты или по уходу за ребенком до 1,5 лет. Их в график лучше не включать.
  3. Неправильная длительность отпуска. Например, за ненормированный день полагается минимальный отпуск продолжительностью 3 дня, в графике должен указываться отдых на 31 календарный день: 28 — основной отпуск, 3 — дополнительный, при условии, что трудящийся имеет отношение к необходимой категории работников.
  4. Неверное разделение отпуска. Это нарушение очень часто встречается на практике. Одна часть отдыха не может быть меньше 14 дней (ст.125 Трудового кодекса). Остальные дни фиксируются при согласовании с работником. Процедура согласования четко не обозначена, она закрепляется во внутренней документации отдельного предприятия. Во избежание недопониманий с сотрудником, дополнительно можно составить соглашение о разделении отпуска.
  5. Несоблюдение утвержденного плана ухода в отпуск. Проблема большинства компаний. Очень часто находятся веские причины для переноса отпуска на следующий год. Но график соблюдать необходимо. Переносить сотруднику отпуск никто не запрещает, но работодатель может отказать в данном действии. При составлении расписания обе стороны выразили согласие по поводу начала отпуска, договоренность должна соблюдаться.

Важные правила составления графика на 2019 год, порядок его согласования, утверждения и изменения смотрите в видео:

График отпусков — важный документ. ежегодно составляемый каждым работодателем. Каждый работающий в организации по трудовому договору должен быть включен в расписание, за исключением декретников.

Для оформления рекомендуется использовать типовой бланк Т-7, однако закон не запрещает разработать свой образец, учитывающий особенности компании и необходимые потребности. Подготовить, согласовать и утвердить расписание нужно не позже, чем за 2 недели до следующего года.

При необходимости может быть подготовлена выписка из графика для предъявления в различные структуры или внутреннего использования в других подразделениях.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий